従業員の労働時間管理のためにタイムカードでの運用はまだまだ広く利用されています。しかし、正しく使用されなければ企業にとって深刻な問題を引き起こすこともあります。労務管理者の頭を悩ませる「不正打刻」もそのひとつ。不正打刻とは、実際の勤務状況とは異なる時間を打刻する行為を指します。
不正打刻は不当な給与支払いの原因となるだけでなく、企業の信頼やモラルにも悪影響を及ぼします。この記事では、不正打刻のパターンや不正防止策について解説します。
タイムカードの不正打刻とは？
残業代の水増し請求
従業員が実際に行った残業時間よりも長くタイムカードに打刻し、不当に残業代を請求する行為です。このような水増しが行われると、企業の財務管理に悪影響を及ぼすこともあります。さらに、他の従業員との間に不公平感が生じ、職場全体の士気が低下する原因となりかねません。
職場環境のモラルを損ね、最終的には労務管理上の課題を引き起こす可能性もあります。
本人以外による代理打刻
従業員が他の従業員の代わりにタイムカードを打刻する行為であり、特に遅刻や早退を隠す目的で行われることが多いです。この代理打刻は、出勤していないにもかかわらず勤務しているように見せかける不正行為であるため会社の勤務記録の信頼性を損ないます。
また不正が発覚した場合に規則によっては、代理打刻を行った本人だけでなく関与した従業員にも厳しい処分が行われるでしょう。従業員同士の信頼関係にも悪影響を与えることに繋がります。
勤務時間の改ざん
勤務時間の改ざんは、従業員が実際の勤務時間よりも短く出退勤を記録したり、逆に残業時間を意図的に水増しする行為です。こうした改ざん行為により、企業は不正な給与支払いを強いられます。不正が頻発すると、労務管理上の混乱や経済的な損失が生じるだけでなく、社内の規律や信頼関係にも悪影響を与える可能性があります。
打刻を忘れたふりをし、後から不正な時間で編集
打刻を意図的に忘れたふりをして、後からタイムカードシステム上で勤務時間を編集するケースも不正の一種です。この手法は、手軽に勤務時間を操作できることから、特に監視が甘い職場では頻繁に行われるリスクがあります。不正編集が横行すると、正確な勤怠管理が困難になり、勤怠データの信頼性が損なわれます。
上記の不正打刻方法を組合わせ、複数の手段で実行されることもあります。
不正打刻や改ざんの防止策とは？
勤怠ルールの周知を徹底する
全従業員に対して、勤怠ルールの周知徹底を行うことが不正防止の第一歩です。出退勤の正しい打刻方法や、打刻忘れが発生した場合の具体的な対処法を事前に明確にしておくことが大切です。また、ルール違反が発覚した際の罰則やその影響を明確に説明することで、従業員全体の勤怠管理への意識向上が期待できます。
就業規則に打刻ミスをした場合の対応を明記する
従業員が打刻ミスをした際の具体的な対応を就業規則に明記することは、不正行為の抑止に有効です。ミスが発生した場合の修正手順や報告方法を徹底し、正確な勤怠記録が守られる体制を構築します。また、打刻ミスが発生した際の懲戒処分やその影響についても明確に記載することで、従業員の不正を防止し、透明性の高い労務管理を実現します。
定期的な勤怠記録の確認とタイムカードの管理徹底
不正打刻を防止するため、勤怠記録を定期的に確認し、タイムカードの保管を徹底しましょう。打刻済みのタイムカードは、従業員が触れられない場所で人事担当者が管理することで、改ざんを防げます。各部署に打刻確認担当者を置き保管業務を分担すれば、人事担当者の負担軽減も可能です。こうした定期的な確認と管理体制の強化で、不正行為の抑止効果が期待できます。
タイムカードの不正に振り回されない！勤怠管理システムによる防止策
社員証やICカードを使った打刻
社員証やICカードを使った打刻システムでは、従業員に個別に配布したカードを使用して打刻するため、他人の代理打刻が難しくなります。また、ICカードはオフィスのセキュリティ管理とも連携できるため、勤怠管理だけでなくセキュリティ面でもメリットがあります。
タイムカードだと間違いがちな裏表の確認も不要でカードリーダーにかざすだけなので、打刻のスピードも向上し業務の効率化にも大いに役立つシステムです。
スマホのGPS機能を使った打刻
スマートフォンのGPS機能を活用することで、リモートワークや外出先での打刻が可能になります。これにより社外で就業する従業員でも正確な出退勤時間を記録することができ、労務管理が容易になります。また退勤打刻のために帰社する必要がなくなり、残業時間の削減にもつながります。
打刻の編集行為を監視する
勤怠管理システムによっては打刻の編集履歴を確認できる機能があります。編集履歴を定期的に確認することで不正な打刻や編集行為を早期に発見できます。またこの機能を活用していることを従業員に周知することで、編集が常に確認されているという意識を従業員に持たせ、不正行為を抑制する効果が期待できます。
打刻の修正履歴確認も含めて勤怠データの管理をすることでデータそのものの信頼性を高めます。
生体認証による打刻
指紋や顔認証、虹彩認証などの個人の識別生体認証システムを導入することで、代理打刻や不正打刻を防止できます。生体認証は従業員一人一人のデータを正確に確認できるため、不正行為の抑止に大きな効果があります。導入することで、正確な勤怠管理が可能となり、従業員の労働時間を厳密に管理するための有力なツールとなります。
タイムカードから勤怠管理システムへ乗り換えるメリット
労務管理を強化できる
労務管理を強化し、適正な勤務記録を保つためには、不正を行いやすいアナログなタイムカード管理を見直すことが必要です。デジタルな勤怠管理システムを導入することで、出退勤の記録がリアルタイムで管理され、不正行為の抑止力が働きます。また、記録の改ざんや不正操作が難しくなるため、企業全体の労務管理体制が大幅に強化されます。
複数拠点にも容易に対応
デジタル勤怠システムを導入すれば、全拠点の従業員の勤務状況を一元的に管理できます。複数の拠点を展開している企業にとって、タイムカードでの勤怠管理は非常に複雑で手間がかかります。各拠点でタイムカードを利用すると、集計作業やデータの確認に多大な労力が必要です。
さらに従業員の勤務状況を一元的に管理することで業務効率が大幅に向上するだけでなく、不正行為の監視も容易になります。
出張やリモートワークでの勤怠管理もスムーズ
出張やリモートワークを導入する場合、従来のタイムカードでは従業員の出退勤を正確に把握することが難しくなります。スマートフォンのGPS機能を活用したデジタル勤怠管理システムを導入することで、従業員がオフィス外で働いている場合でも、正確な勤務記録を保持し不正行為を未然に防ぐことができるので、リモートワークの労務管理が大幅に改善されます。
不正打刻をさせないクラウド勤怠管理システム「ICタイムリコーダー」
ICカード打刻や生体認証打刻の導入実績のある勤怠管理システム「ICタイムリコーダー」は不正打刻にお困りの企業におすすめです。打刻の修正履歴も確認できるので改ざん対策もばっちりです。操作が簡単なので勤怠データの透明性を確保しながら、効率的な労務管理を実現します。
またタイムカードからの乗換えをお考えのご担当者様の中には、初めてのシステム導入をするので不安！というご担当者様もいるのではないでしょうか。「ICタイムリコーダー」はユーザーサポートに力を入れており、電話での有人サポートや豊富なドキュメントなど安心して導入できるサポート体制をととのえています。
不正打刻のパターンをおさえて対策をすすめよう
不正打刻の４つのパターンとタイムカードでもできる対策、タイムカード以外に勤怠管理システムでできる対策をご紹介しました。不正打刻は企業の信頼や収益に深刻な影響を与える問題であり、正確な勤怠管理のためには適切な対策が不可欠です。
勤怠管理システムを導入すれば、出退勤の記録を正確に管理し不正行為を未然に防止するだけでなく、勤怠管理そのものの効率化を実現できます。ぜひ自社にあった対策を実践してみてください。