効率的な勤怠管理を行うためには、出退勤の打刻方法は重要です。しかし、タイムカードなど手作業での勤怠管理は時間と労力を要する上、ヒューマンエラーや不正などのリスクもあります。
そこで本記事では、ICカードで勤怠管理するメリット・デメリットを紹介すると共に、ICカードを導入する際のポイントも紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
ICカードとは？
ICカードはSuICaなどの交通系ICカードや、nanacoなどの小売店で利用できるICチップが埋め込まれたカードのことです。会社によっては入館証や社員証などにICチップが埋め込まれており、ICカードとして利用することができます。
実は、スマホにもICチップが埋め込まれているため、ICカードの代わりとして活用することが可能です。
ICカードで勤怠管理をするメリット
誰でもすぐに使いやすい
ICカードを専用のカードリーダーなどにかざすだけで、出退勤の登録ができます。かざすだけなため難しい操作もなく、従業員は悩まずにすぐに使い始めることができます。
タイムカードのように裏表を間違えて打刻してしまうことや、Webシステムの勤怠管理で、ログイン情報を忘れて打刻できないといったミスも起こりにくいです。
導入がしやすい
すでにお持ちのSuICaといったICカードをそのまま利用すれば無料で導入できるため、導入のコストが少なくて済みます。退職者が利用していたICカードの登録情報を変更して使いまわすことも可能です。
そのため、紙のタイムカードと違い、在庫がなくなったら買い増すといった追加の負担も少なくなります。
出退勤が簡単になり勤怠管理の効率化が見込める
ICカードの出退勤記録は勤怠管理システムに保存されるため、収集や計算といった作業が自動的に行われ勤怠管理が効率的になります。紙のタイムカードで発生していた、管理しているファイルやソフトへの転記作業、各支店への勤怠状況の共有などの作業がなくなります。
これによって、本来集中したい勤怠をはじめとする労務管理の作業に専念できるため、組織の運用の効率化が進みます。
ICカードで勤怠管理をするデメリット
ICカードに対応する勤怠管理システムの導入が必要
ICカードを利用した勤怠管理を行うためには、ICカードの情報を読み取る専用のソフトや仕組みが必要です。
しかし、これらを自分で作成するのは難しく、専門的な知識や技術が必要です。そのため、ICカードを導入したい場合は、新たに専用のシステム導入を検討しなければなりません。
ICカードの貸し借りによる不正
ICカードは個人に紐づけて使用するため、ICカードを誰かに貸せば不正に打刻をすることができます。あとから出退勤時間などの打刻の結果を確認しただけでは、不正打刻があったかどうか区別することは難しいでしょう。
不正を防ぐためにもICカードの貸し借りを禁止し、不正打刻に気づきやすいように目の届くところにカードリーダーを設置するなど工夫をしましょう。
セキュリティ対策が必要になる
ICカードに限らず、頻繁に出し入れしたり外に持ち出したりするものは紛失のリスクがあります。社員証や入館証など、個人情報が含まれるICカードや防犯を目的としたICカードを利用する場合は注意が必要です。
ただし、紛失のリスクは０にすることはできません。紛失時のルールを決めたり、社員間でも貸し借りは原則禁止にしたりするなど、事前に対策を決めておきましょう。
テレワークでは使えない
ICカードを読み取るためのカードリーダーは会社に設置されることが多いため、テレワークが多い企業では有効に活用できません。テレワーク向けにWebサイトやスマホアプリからの打刻など、より向いている打刻方法があるため、ICカードでの打刻以外も検討することがおすすめです。
ICカードでの勤怠管理がおすすめな企業の特徴
オフィス出社で勤務する従業員の多い企業
ICカードはカードリーダーなどの端末で打刻することが主流であるため、端末を設置する事務所に出社して勤務する従業員が多い企業が導入しやすいです。
また、従業員の出社状況を正確に把握したい企業にとって、ICカードでの勤怠管理は特におすすめです。端末が設置してあるオフィスからICカードで打刻することで実現できます。
PCやスマホの操作が苦手な従業員の多い企業
カードリーダーにかざすだけの簡単な操作で打刻ができるので、ITリテラシーの高くない従業員が多い企業でもスムーズに導入できます。
勤怠システムを導入すると従業員から、「ログイン情報を忘れてしまった」や「操作が難しいので使っていない」といった声が挙がり、思ったように使ってもらえないこともあります。操作が簡単なほどスムーズに使ってもらえ、導入コストも抑えられます。
また、ICカードであれば視覚的に認識しやすいため、打刻を意識しやすく、打刻のし忘れも少なくなります。
あまりコストをかけずに不正打刻を防止したい企業
交通系ICや入館証など個人に紐づいたICカードを利用すれば、貸し借りが難しいため、代理打刻といった不正打刻を予防できます。
他にも、代理打刻の予防策として顔認証や虹彩認証といった生体認証があります。しかし、生体認証は高価な専用端末が必要であり、導入や運用もICカードに比べて難しい傾向があります。
紙やエクセルによる勤怠管理を続けている企業
ICカードに切り替えることで勤怠システムでの自動集計ができるため、紙やファイルを集める手間や、集計・計算の手間がなくなります。すでに他の勤怠システムを導入している企業と比較しても、担当者の作業時間を大幅に短縮できることが期待できます。
またICカードによる打刻をはじめとする、運用の電子化の提案に対して「管理している人数が多くないから大丈夫」という管理者の声をよく耳にします。実は現状の紙やエクセルによる運用自体が、国のガイドラインに示されている客観的な記録といった要請を満たしていないことも考えられます。
※ 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン.pdf P1
参照：https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf
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ICカード対応のおすすめ勤怠システム
ICカードの導入を検討する会社は、初めての勤怠管理システムを導入する企業がほとんどだと思います。またすでに導入済みの企業でも「ICカードを利用した機能を使いこなせない」、「運用時のトラブルが起きたらどうしたらいいのか」といった悩みを抱えている担当者の方も多いと思います。
そのようなときはシステムに不慣れでもわかりやすく、導入後もマンツーマンでサポートをしてくれるICタイムリコーダーがおすすめです。
ICタイムリコーダーは、初期費用0円で始められる低コストとサポートを強みとしたクラウド型勤怠管理システムです。ICカードでの勤怠管理の導入から運用、導入後のトラブル相談なども無料でサポートいたします。まずは以下の製品ページかお問合せから。
ICカードでの勤怠管理システムを導入する際のポイント
ICカードの種類の違いを理解しておく
ICカードには大きくFelICa（フェリカ）とMIFARE（マイフェア）の２2種類があります。使いたいICカードにお使いの勤怠システムが対応しているか確認が必要です。
以下のようにICカードは分かれています。
- FelICa：SuICaやpasmoはじめとする交通系ICカード、nanacoやwaon、楽天edyなどの流通系ICカード。
- MIFARE：タバコ購入用カードとして流通しているTaspo。それ以外だと社員証など。FeliCaに比べて安価なため、世界的に利用されている。
カードリーダーを用意する
ICカードを読み取るにはカードリーダーという専用の端末が必要になる場合があります。パソコンと一緒に使うものや端末単体で使用できるものなど種類があるため、自社にあった端末を選ぶ必要があります。
広く使われている２つのカードリーダーを紹介します。
PaSoRi（パソリ）
PCにつないで使用します。
参考：https://www.sony.co.jp/Products/felICa/consumer/
ピットタッチ
PC不要で端末単体で使用します。
参考：https://www.sstinc.co.jp/products/pittouch-pro3.html
自社の運用を整理しておく
どこにICカードのカードリーダーを設置するのか、休憩時にも打刻するのかなど自社の運用を確認しておきましょう。もし明確に運用が決まっていなかったり、運用にあいまいな点があったりすると、導入時に従業員がうまく使いこなせず、かえって運用コストの増大につながってしまいます。
具体的な例を挙げると、導入したのに打刻忘れが多く、かえって確認の手間が増えてしまうケースも考えられるので、事前にルールを決めておいてください。
ICカードを活用して勤怠管理を導入しよう
ICカードを使った勤怠管理の利点は多岐にわたります。効率的な勤怠管理を実現するためには、ICカードの導入が有効です。従業員のモチベーション向上や業務効率化を実現するために、ぜひ勤怠管理にはICカードを活用してみてください。