勤怠管理をちゃんとしたいのに、従業員のタイムカードの押し忘れが多く運用に苦労している担当者もいるのではないでしょうか？押し忘れがあると、勤務表の作成や集計の際の大本のデータとなる出退勤打刻が漏れてしまうため、従業員の勤怠管理が正確に行われず、給与の付与にも影響がでます。
しかし対策や罰則として減給や欠勤扱いを行うと、労働基準法に違反する可能性もあります。タイムカードの押し忘れが発生する原因と正しい対策を確認し、押し忘れを予防しましょう。
勤怠押し忘れが発生する理由
勤怠押し忘れにあたるタイムカードの押し忘れやシステムへの打刻漏れが発生する主な理由は3つあります。
打刻機に気が付きにくい場所に設置している
タイムカードの押し忘れが起きやすい理由の1つは、タイムレコーダーの設置場所が適切でないことがあります。出退勤時に打刻機が目に入る場所にないと、従業員は気が付かないまま業務を始めてしまい押し忘れになります。
フロアの奥といった出退勤時に通らない場所、事務用品や資料などが置かれ視界が遮られている場所などタイムレコーダーが目立たなくなっている企業は改善が必要です。
業務を優先する意識が強い
熱心な従業員ほど、勤怠押し忘れを起こしやすい傾向があります。その日の仕事の予定を考えたりして始業前から仕事モードに入ってしまい、タイムカードの打刻を忘れやすくなります。また始業前は仕事の準備で忙しいことも関係しているでしょう。
普段はタイムカードを押し忘れない従業員でも、繁忙期や年度末などで業務量が増えることで頭がいっぱいになってしまうと、タイムレコーダーのことが頭から抜け落ちてしまうこともあります。
タイムカード打刻機の近くに、トイレや休憩室などがある
タイムレコーダーの近くにトイレや休憩室など従業員が別の目的を持つものがあると、その利用が終わった後に、そのまま打刻をし忘れてしまうこともあります。フロアの施錠のチェック表など業務に関わる作業場所が近い場合も同様です。
タイムレコーダーが視界に入りやすいので打ち忘れることはないと思いがちですが、他の目的に気を取られて押し忘れてしまうということもあります。打刻機の周りに押し忘れの原因になるものがないか確認しましょう。
タイムカードを押す習慣が身についていない
新入社員や若いパートやアルバイトなどの所属して間もない従業員は会社のルールにも慣れておらず、タイムカードを押す意識が強くない人も少なくありません。特にパートやアルバイトは働き方が多様化しており、社員に比べれば勤務の時間も不規則だったり教育も生き届きにくいため、タイムカードのことに慣れるのも大変でしょう。
出退勤時には必ず打刻する、意識がないとどうしてもタイムカードの打刻漏れが発生しやすくなります。打刻漏れが多い場合にはチェックなどで毎日欠かさずに打刻をする習慣を作ることが大切です。
勤怠押し忘れ対処方法
見える場所に設置する
フロアや店舗の出入り口など出社・退社時に従業員が必ず通る導線上に、タイムレコーダーを目につくように設置してみましょう。入場口と退場口が別のエリアの場合は、それぞれ1台ずつ設置するのも効果があります。
視界に入ることで気が付きやすくなるだけで打刻忘れは予防できますし、従業員同士でも打刻を忘れていることに気が付きやすくなります。
定期的にチェックする
打刻チェック担当を決め定期的に打ち忘れチェックを行い、指導することも効果的です。月一回の締めのタイミングで打ち忘れに気が付いて指摘をしても、時間がたっているため本人にはあまり響きません。朝礼、週例の会議など打ち忘れた直後に指導した方が意識の向上に効果的です。
また本人から押し忘れの申告やほかの従業員の押し忘れを発見した場合は、押し忘れた本人と一緒にチェックするのも有効です。従業員同士で事実関係のすり合わせたりパソコン起動／終了時間などから出退勤時間について事実確認を行います。最後にタイムカードに手書きで押し忘れた時間を記入します。
押し忘れの修正時には上長の承認を必須とするといった運用ルールにしておけば、押し忘れをすると結果的に手間が増えるという意識が生まれて再発防止に役立ちます。
リマインダーを活用する
ポスターや張り紙、アプリなどでリマインダーを活用することも効果的です。オフィス内の従業員の目につく複数の場所に掲示して、日常的に打刻を意識づけていれば思い出しやすくなります。またスマートフォンやパソコンであれば、出退勤時に間に合わせてアラームやリマインダーで通知が届くように設定すれば、特別なシステムを導入することなくタイムカードの押し忘れを予防できます。
いずれの方法も1度掲示や設定を終えてしまえば、ほかの従業員の負担が増えることもありません。この際、タイムカードの必要性についても説明を行い従業員にも意識改革を促すことも重要です。
ペナルティを設ける
タイムカードの押し忘れが改善されない従業員に対しては、ペナルティを与えることも押し忘れ対策として挙げられます。ただし、罰金や欠勤扱いにするなど過度なペナルティは労働基準法に違反する可能性があるので避け、教育的な目的で実施することが重要です。
始末書の提出や教育指導を受けるなどの軽いペナルティがあることで打刻漏れの抑止力にもなり、改めてタイムカードの重要性を指導できる機会になります。
従業員のタイムカード押し忘れは勤怠管理システムの導入で解決！
勤怠管理システムとは従業員の勤務時間を正確に記録・管理するためのデジタルツールです。出退勤の時間を管理できるだけでなく押し忘れの予防やチェックをしてくれる機能を提供するシステムもあります。
スマホやタブレットで手軽に打刻できる
多くの勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットから簡単に打刻できるためいつでもどこでもすぐ打刻できます。自身の端末から打刻するため習慣化しやすく予防に役立ちます。
営業活動などですぐに外に出てしまう従業員や、始業前後が慌ただしい職場では、打刻がしづらいとすぐに打刻漏れが発生します。スマートフォンやタブレットと連携した勤怠管理システムなら、ブラウザから簡単に出退勤打刻をすることができます。忙しい時間帯でも忘れるリスクをさげられるでしょう。
打ち忘れ箇所のアラート機能
打刻漏れのアラート機能では勤怠の打ち忘れが発生したか簡単にチェックすることができます。押し忘れが発生すると、本人だけでなく管理者にも知らせることもできるため本人の意識づけだけでなく教育面のフォローも可能です。
また通知されることでひとりひとりで打ち忘れのチェックをする必要がなく、業務の効率化も期待できます。
無料で始められるものやさまざまな機能が備わっているものなど多種多様なシステムがありますが、従業員が直感的に使えるものを選ぶことがポイントです。
関連記事：無料の勤怠管理方法とは？勤怠管理は無料でどこまでできるかを徹底解説
原因と対策を理解して押し忘れを減らそう！
タイムカードの打ち忘れは、多くの企業が直面する労務管理上の課題です。本記事では、この問題の主な原因と効果的な対策について詳しく解説してきました。打ち忘れの主な原因として、タイムレコーダーの不適切な設置場所や業務優先の意識、タイムカードを押す習慣がないことなどが原因でした。
これらの問題に対する効果的な対策としては、以下の5点の対策を紹介しました。
- タイムレコーダーの設置場所の最適化
- 視覚的なリマインダーの活用
- 打刻チェック体制の構築
- 適切なペナルティの導入
- 最新の勤怠管理システムの導入
タイムカードの打ち忘れ対策は、単に労務管理の効率化だけでなく、従業員の労働時間の適正化や働き方改革の推進にもつながる重要な取り組みです。企業は自社の状況に合わせて最適な対策を選択し、継続的に改善を図ることが求められます。
適切な勤怠管理は、企業の生産性向上と従業員の働きやすい環境づくりの両立に不可欠です。本記事で紹介した原因と対策を参考に、自社の勤怠管理の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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