勤怠管理業務は、煩雑な作業が多く担当者の負担が大きい業務です。「働き方改革」の号令のもと、業務の効率化や正確な労働時間の把握が必要なのは分かっているけれど、新たなシステム導入にコストはかけられない。そんな悩みをお持ちの企業担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、まずは無料で出来る勤怠管理の方法と、無料で始められる勤怠管理システム選びのポイントを解説していきます。なお、システム導入をお急ぎの方は下のボタンから資料請求などのお問い合わせも可能です。ぜひご活用ください。
勤怠管理システム導入の３つのメリット
まず押さえておきたいのは勤怠管理システムとは何か、という点です。それは、従業員の勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行い、従業員の就業状況を正確に把握し管理することができる仕組みです。
勤怠管理システムを導入するメリットは、主に次の3つがあります。
- 長時間労働や残業の管理
- 不正打刻の防止
- コストを抑えられる
①長時間労働や残業の管理
勤怠管理システムを使えば、例えば職場に出勤しないテレワーク環境でも、労働時間、残業、休日出勤など、どの従業員がどれくらい働いているかをオンライン上で簡単に管理できます。また、残業時間のアラートを出したり、有給取得実績を簡単に把握出来たりします。
②不正打刻の防止
ICカード、PC、スマホなど様々な打刻、GPS機能などにより、どの従業員が「いつ」「どこで」作業を行なっているのかを可視化できます。また、なりすましによる不正打刻も防止できます。
③コストを抑えられる
勤怠管理システムに蓄積されたデータは自動で集計され、ファイル出力することができます。担当者が手作業で労働時間を集計する必要がないため、その分の人件費を削減できます。給与システムへの連携もスムーズです。
無料で勤怠管理を行う主な方法
無料で出来る勤怠管理は次のような方法があります。
- Excelで勤怠管理表を作る
- タイムカードの打刻を転記～集計する
- グループウェアの付属機能を活用する
- 無料の勤怠管理システムを利用する
Excelで勤怠管理表を作る
Microsoft Excelの表計算ソフトで勤怠管理表を作成することによって、無料で勤怠管理ができます。エクセルで作成する際は、関数かマクロを活用します。自社でイチから勤怠管理表を作成しなくても、無料公開されているExcel用テンプレートを活用するのも手軽な方法です。
タイムカードの打刻を転記～集計する
タイムカードから出退勤情報を転記し集計する方法も、無料で出来る勤怠管理方法の1つです。
打刻された出退勤時刻の確認のみでは残業や休日出勤など時間外労働の判断ができないため、計画されている所定労働時間や出勤日と照合して計算・集計を行う必要があります。
グループウェアの付属機能を活用する
スケジュール管理や業務の情報共有などに活用できるグループウェアを導入している企業も多いでしょう。それらの中には勤怠管理機能として出退勤の打刻や月・年ごとの就業実績を集計できるものもあるため、自社で必要な機能が備わっていれば導入コストをかけずに無料で勤怠管理ができます。
無料の勤怠管理システムを利用する
エクセルやタイムカードでの勤怠管理は、多くの手間やヒューマンエラーが起こるリスクがあり、グループウェアの勤怠管理機能では自社に必要な集計機能がない場合もあるでしょう。ミスや不正の防止、そして勤怠管理をより一層効率化するためには、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。
無料の勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
無料の勤怠管理システムのメリット
主なメリットは次の3点です。
システム利用料を抑えられる
無料の勤怠管理システムを使うことでシステムにかかる利用料を抑えることが可能です。これまで勤怠管理に紙を利用していたならば電子化によるコスト削減もできます。またレポート出力や給与システムとの連携などによる業務効率化で人件費を削減することも可能です。
本格導入の前に使い勝手を確認できる
数多くの勤怠管理システムがある中で、どれが自社に一番合っているか探すのは時間がかかります。まず無料で必要な機能を使ってみて、使い勝手がよければ本格的に導入することも可能ですし、無料期間を導入の準備期間に充てても良いでしょう。自社に合わなければ別の勤怠管理システムに変えることも容易です。
無料のシステムで十分に使える場合もある
無料だからといって機能の制限が多いわけではなく、さまざまな機能を使えるものもあります。打刻、集計、帳票出力などの基本的な機能のみで問題なければ、無料のシステムでも十分使いこなすことが可能です。
無料の勤怠管理システムのデメリット
主なデメリットは次の3点です。
使用できる人数や機能に制限がある
システム利用人数の制限により従業員数がカバー出来ないのではいくら無料の勤怠管理システムでも有効に機能しません。5名から100名程度までと、無料で利用可能な人数制限にはシステムにより幅があります。また、基本的な機能を搭載していても、アラートや休暇の申請と承認までできる機能などは有料になるケースが大半ですので慎重に検討が必要です。
サポートなど受けられるサービスに制限がある
適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの機能を覚え、自社の就業規則や雇用形態・勤務形態などを正しく設定する必要があります。システム操作に不安がある場合や、使い方・設定方法がよく分からない場合には、初期設定サポートや電話・メールによるサポートが必要ですが、無料のシステムの中にはそういったサポートは対象外の場合もあります。
広告表示がある
勤怠管理システムを無料で利用できる理由の一つとして、広告収入で運営費用を得ていることが挙げられ、画面上に広告が表示されるシステムがあります。有料プランに移行することで広告の表示はなくなることが多いですが、業務をするうえで広告が気にならないかを確認しましょう。
無料の勤怠管理システムを選ぶポイント
利用可能なユーザー数（アカウント数）
まずは利用可能なユーザー数（アカウント数）を確認しましょう。一般的に、無料で勤怠システムを利用する場合はユーザー数に制限がある傾向にあります。利用可能なユーザー数の上限はシステムにより異なるため、現在の従業員数と照らし合わせて検討すると良いでしょう。
利用可能な機能の内容
有料プランと比較すると、無料プランでは利用可能な機能が限られる傾向にあります。
出勤・退勤の打刻機能などのシンプルな機能のみが利用できるケースが多く、他機能や他システムとの連携の場合は有料プランでしか利用できないことが多いです。自社に必要な機能が無料で利用できるシステムがあるかという視点で選択するのも一つです。
無料で利用できる機能の内容でも、最低限の業務効率向上につながるかということに注意して確認しましょう。
データ保存期間
有料プランと比較すると、無料プランではデータの保存期間が短くデータ容量も少ない傾向にあります。
出退勤時刻、休日出勤、欠勤の情報など、従業員の勤務状況をまとめた勤怠管理データは、5年間（当面の間は3年間）保存する義務（労働基準法第109条）があります(※）。
無料の勤怠管理システムのデータ保存期間が5年間に満たない場合は、別の方法でデータを保存する必要があるため、注意が必要です。
※出典：厚生労働省 改正労働基準法に関するQ&A
https://www.mhlw.go.jp/content/000617980.pdf
サポート内容と範囲
導入の際のサポート対応や、利用中の電話やメールでのサポートが有料なシステムもあるため注意が必要です。利用開始初期は特に、分からないことも多いでしょう。電話やメールのサポートが無料で受けられるサービスがあるか、十分にチェックしておきましょう。
サポートがない場合は、利用中にどのようなサポートが必要になりそうか、また対応できる従業員がいるかということも確認しておくことがおすすめです。
自社に適した導入形態とは
勤怠管理システムの導入形態には「パッケージ型」「開発型」「クラウド型」の3種類が挙げられます。
- パッケージ型：オンプレミス型とも呼ばれ、予め開発されたサーバやシステムを利用する形態
- 独自開発型 ：自社に適したシステムを開発して利用する形態
- クラウド型 ：提供されているシステムを、インターネット経由で使用する形態
上記のうち、無料で始められるものはパッケージ型とクラウド型ですが、どの形態にもそれぞれメリットとデメリットがあるため、自社に適した形態を選ぶことが大切です。
パッケージ型とクラウド型の違い
まとめ：無料勤怠管理システムの特徴を理解し上手に活用しよう
コスト削減のために、多少の使いづらさを我慢して無料版の勤怠管理システムを使い続ける選択肢もありますが、それによって「長時間労働や残業」が生まれてしまうのは本末転倒になってしまいます。
無料で利用できる勤怠管理システムには、2種類あります。
- 特定の条件を満たせば、期間を問わずに完全無料で使えるもの
- 無料トライアル期間があるもの
勤怠管理システムの本来のメリットを享受するためには、無料トライアル期間でしっかりと自社に必要な機能やサポートを備えているかを見極め、出来るだけ安価で利用できる勤怠管理システムを導入することも方策の一つと言えます。
自社の状況に応じて適切なシステムはどれか、ぜひ無料トライアルのサービスを活用してみてください。