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導入事例

株式会社ウィズコーポレーション様

業種 : イベント

タイムカードやタイムレコーダーより、コスト低減に成功! 出先での携帯スマホ打刻なども一切オプション無料でした!

Problem導入前の勤怠管理・労務管理の問題点は何でしたか?

弊社では創業以来、紙のカードで機械式のタイムレコーダーを使い打刻を記録しておりました。 紙のタイムカードは、毎月毎月備品在庫の管理をし、名前を事前に記載したり、準備が大変でした。 そうした準備に漏れがあったり、長期休暇の方の用意をし忘れたりと、トラブルも絶えませんでした。

今回見直すきっかけになったのは、新事業所の立ち上げに際して一台追加で機械式のタイムレコーダーを購入いたしました。 その際、購入した機械が故障が多く何度も修理に出す羽目になってしまいました。 結果、修理のやり取りだけではなく、一時的に手書きで保管したり、かえって手間が掛かるような事態になってしまいました。

そこで、タイムカード、タイムレコーダーを見直すことになりました。その際に「せっかくだからICカードで」という意見もありました。 さらに、弊社はケータリングやその配膳係をお客様先に派遣も行っております。 そのため、特に配膳係の方は、会社にタイムレコーダーで打刻するために出社していただくのも難しく、外出先でも打刻できないかと考えておりました。 そうした機能を持ちつつ自動集計が出来る「勤怠管理システム」を探すことになりました。

とはいえ、これまで数万円の機械と紙のタイムカードの購入費だけで運営してきた手前、何十万もの予算を用意できるわけでは有りません。 そこで、専用タイムレコーダーが必要などの条件がない初期費用がかからない勤怠管理システムを探すことになりました。 月額も出来るだけ安くタイムレコーダーこれまでの機械式と長期的な出費は変わらないか、低減できる勤怠管理システムを探していました。

ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様
ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様
ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様

集計や管理の労務管理コストも低減!複雑な勤務体系でも運用はらくらく。

impression「ICタイムレコーダー」を選定いただいた理由は何ですか?

そんな中、タイムカードやタイムレコーダーを勤怠管理システムにしようと、インターネットで探したところ、初期費用無料で月額150円と、運用費用も安く抑えられる「ICタイムレコーダー」のHPに辿り着きました。

最初は、「そんなうまい話は無い」と思い、まずは電話で、本当に150円以外かからないのかと何回か確認したくらいです(笑) ところが、担当の方からは、別途消費税・振込み手数料がかかる以外、オプション費用もなく、1ヶ月の無料トライアル時から無料で電話サポートまで受けられることを教えていただきました。

さらに、弊社の要望であった、お客様の所へ直行直帰する配膳係などが、携帯電話やスマートフォンで打刻できるかを確認しました。 そうしたIC以外の打刻の機能も全てオプション費用なく利用できるのも魅力の一つでした。

早速、トライアルに申し込んだところ、直ぐにアカウントが発行されたメールが届き、ICカードリーダーも翌日には届きました。 アカウントが発行されたメールには簡易マニュアルが添付されてて、タイムレコーダーのソフトウェアはすぐに、自力でセットアップできました。 ICカードも簡単に登録でき、その日から、打刻することが出来ました。

集計に関しての設定については、弊社では正社員以外に勤務時間帯がバラバラなパートの方もおり様々な働き方があります。 そのため、正確な労働時間を計算するには、シフトの複雑な設定、スケジューリング等の運用に手間がかかることを覚悟しておりました。

そこで、サポート窓口に電話で相談させていただきました。その場で、電話にて弊社の勤怠管理運用のヒアリングから始まり、実際の設定も同じ画面をリモートで見ながら支援していただけました。 結果、想像以上に簡単に導入ができ、初期費用無料で150円の月額に加えて、導入するユーザー側の手間と言う意味でも所期導入コストも非常に低くすみました。

Result「ICタイムレコーダー」の導入後の効果はいかがでしたか?

パソコンスキルのない従業員も1週間で慣れて、打刻ミスも修正不要でとっても楽チン!

当初はこれまでの紙のタイムカードや機械式のタイムレコーダーになれた多くの従業員の方がICカードで打刻してくれるかが心配でした。 弊社はケータリングや配膳を中心に事業展開しており、従業員の多くがパソコンとは無縁の方です。 実際、パソコンがスリープモードやスクリーンセイバーになってうまくタッチできない等のトラブルもありました。 そこで、パソコンの操作方法や、「ICタイムレコーダー」の操作方法は一枚にまとめたポスターを作成し、打刻用パソコンの上に掲示しておきました。 「出勤」や「退勤」「休憩」等の登録の変更方法等も、そうしてポスターに書いておくことで1週間もすると皆さん慣れて利用できるようになりました。

なれないうちは打刻間違いも多く、管理画面から修正だなんだと手間がかかるかと思っていました。 ところが「ICタイムレコーダー」では2重打刻があっても「出勤」はその日の1ちばん早い時刻、「退勤」はその日の1ちばん遅い時刻が有効になります。 つまり、出勤の際間違えて「退勤」打刻をしても、その場で気が付き「出勤」打刻を行い、帰りに「退勤」を打刻すれば、正確な時間計算ができるようになっております。 従業員の方には、打刻を間違えても気が付けば、直ぐに正しい打刻を行ってくださいと指導致しました。 その結果、今では打刻間違えによる修正も殆どなく、非常に運用が楽になっております。

従業員の勤務状況の確認も楽になりました。紙のタイムカードと違い、画面での確認が不安でした。 が、パソコンから従業員ごとに自分のタイムカードが見れますし、エクセルの勤務表を印刷すれば確認も簡単でした。 導入から約4年たちますが、どんどんバージョンアップし機能が増えるだけではなく、格段に便利になっていっています。 そのため。最初は北関東支社のみで使用しておりました。その後、本社でも「安くて便利」というのが伝わり導入することになりました。 さらに今後は、他の拠点への展開も行っていく予定です。

今では「ICタイムレコーダー」は弊社の無くてはならない基幹システムです。今後のさらなる発展に期待します!

ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様
ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様
ICタイムレコーダー導入事例ウィズコーポレーション様

弊社は埼玉、群馬を中心に、ケータリングサービス(出張料理)&イベントプロデュース(イベント企画)の総合会社です。 昨今、この業界ではお客様のニーズが多様化し、満足度が不十分な現況にあります。我が社においては、お客様の意見を最大に重視し、社内の改革、改善を図り、 信用・継続する事をモットーとして、満足していただける商品を提供しております。 是非、ご相談、ご注文の際には、当社スタッフが”全力投球”の姿勢でお答えさせて頂きます。

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